Cómo calcular los costes de un proyecto para hacer un buen presupuesto

Cómo calcular los costes de un proyecto para hacer un buen presupuesto


Ser autónomo es una de las experiencia más enriquecedoras que hemos tenido, aunque en ocasiones ha sido un auténtico calvario.

Sin duda, esta situación te pone a prueba día a día porque tienes que sacarte las castañas del fuego tú solo, ya sabes de lo que hablo. Tú eres empresa y empleado a la vez. Además de ser informático, diseñador o periodista —o cualquiera que sea tu profesión—, también ejerces de vendedor, comercial y contable. Sencillamente desarrollas, a base de leches, múltiples personalidades para conseguir un objetivo: vender el proyecto al cliente y hacer que tu negocio sea rentable.

Pero a estas dificultades se le suma otra más: saber cuánto cobrar por un proyecto.

Para nosotros fue uno de los principales problemas con el que tuvimos que lidiar al principio. Como no sabíamos establecer nuestro precio/hora, tampoco sabíamos cuánto cobrar por los trabajos.

Siendo sinceros, hasta que no nos explicaron meticulosamente qué aspectos teníamos que tener en cuenta para configurar costes, no aprendimos.

Crear tarifas en base a costes

El primer punto que tienes que tener claro para que la parte económica del presupuesto no patine, es configurar tus tarifas a partir de costes.

La principal diferencia que existe entre tarifar con costes o no es que, haciéndolo así, tienes perfectamente identificado cuánto te cuesta producir ese servicio. En cambio, si estableces tarifas “a ojo” o creyendo que más o menos estás cubierto, puede que acabes perdiendo dinero.

Pero, ¿qué costes tienes que contemplar?

Como estás calculando costes de servicios que vas a ejecutar, tienes que identificar costes variables. Para recordar el concepto, la diferencia entre fijos y variables es que los primeros se refieren a gastos que tienes que pagar mes a mes, independientemente de si vas a realizar un trabajo o no (luz, internet, agua). Los variables son gastos que exclusivamente vas a asumir si vas a hacer un proyecto determinado (plantilla WordPress, Facebook Ads).

Claves para establecer los costes de un proyecto

Para saber identificar los costes de un proyecto y hacer un buen cálculo, puedes ayudarte de estas prácticas:

  • Realiza una buena descripción del proyecto.

No te centres solamente en las acciones que vas a ejecutar. Divide minuciosamente el proyecto en fases y averigua qué elementos intervienen en cada una de ellas.

Nuestra recomendación es que vayas de lo general a lo particular, para que te resulte más sencillo encontrar los costes que tendrás en cada paso.

  • Añade tu precio por hora.

¿Te acuerdas del precio/hora de trabajo que tanto esfuerzo te costó calcular? ¡No te olvides de incluirlo!

  • Estimación de tiempo.

No hay duda de que para un freelance prestador de servicios este punto es vital, ya que un mal cálculo puede hacerte perder mucho dinero. Ante este factor no podemos darte soluciones mágicas, ya que aquí interviene la experiencia y la pericia que tengas estimando tiempos.

Pero sí vamos a darte un consejo que a nosotros nos ha ayudado a no patinar (tanto) con las horas: ESCRIBE UN DIARIO DE CADA PROYECTO.
El objetivo es registrar todos los problemas con los que te has encontrado a lo largo del proceso y evitar repetirlos. De esta manera, tendrás una guía para comparar proyectos y valorar si un trabajo merece la pena o conviene dejarlo pasar.

  • Si trabajas con colaboradores.

Sé muy insistente con ellos, de verdad. Pregúntales por cada una de las tareas que van a realizar, las horas que van a tardar y las herramientas que utilizarán. Lo que no puede ocurrir es que pierdas pasta por culpa de un tercero.

  • Añade siempre un margen al precio final.

Como te contábamos antes, por muy bien que estimes el tiempo, siempre te vas a comer alguna que otra hora. Por esa razón, es muy conveniente añadir un margen para no pillarte lo dedos.

Para identificar costes ocultos: analiza el proyecto, divídelo en fases pequeñas y compara con trabajos anteriores. Clic para tuitear

3 ejemplos para comenzar a presupuestar

Empezar a identificar los costes de un proyecto puede ser difícil. Hay gastos que son evidentes, pero otros pueden estar ocultos.

Por eso te proponemos 3 ejemplos de presupuestos que han sido configurados teniendo en cuenta los costes de cada tarifa.

Desarrollo de Website corporativo basado en WordPress

Fase de Análisis del proyecto:

  • Reunión con cliente (Desplazamiento y dieta) 80€ x2
  • Diseñador senior (50€/hora) x 4
  • Jefe de proyecto (60€/hora) x 4

Fase de Diseño:

  • Diseñador senior (50€/hora) x 8
  • Diseñador junior (35€/hora) x 20
  • Imágenes de catálogo (6€/imagen) x 6

Fase de Implementación:

  • Programador Junior (40€/hora) x 50
  • Tema WordPress 40€
  • Hosting 120€/año
  • Dominio 10€/año

Estrategia SEO

Fase de Auditoría:

  • Marketing Manager (50/hora) x 5
  • Desarrollador senior (50/hora) x 3

Fase de Desarrollo de la nueva estrategia:

  • Marketing Manager (50/hora) x 20
  • Copywriter junior (35€/hora) x10

Fase de Implementación: 

  • Copywriter junior (35€/hora) x 25
  • Programador Junior (40€/hora) x 50
  • Nuevo Hosting 120€/año

Estrategia de comunicación online/offline

Plan de comunicación online:

  • Periodista senior (50/hora) x5
  • Periodista junior (35€/hora) x10
  • Investigación de palabras clave 200€
  • Inversión en Facebook Ads: 400€
  • Inversión en Twitter Ads: 300€
  • AdWords: 120€
  • Redacción de post (100€/und) x10

Plan de comunicación offline:

  • Redacción de notas de prensa (75€/und) x3
  • Publicidad en radio (50€/cuña) x5
  • Publicidad en prensa/revistas especializadas (100€/und) x5
  • Elaboración kit de prensa: periodista junior (35€/hora) x2

Estos son solo algunos ejemplos con los que puedes empezar a trabajar. Como ves, la historia se complica a medida que intervienen distintos roles en la ejecución del proyecto. Pero si hay alguna idea con la que te tengas que quedar, que sea esta: analiza el proyecto, sepáralo en fases pequeñas y bien diferenciadas y compara con trabajos que hayas hecho anteriormente.

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