¿Qué diferencias hay entre un presupuesto y una factura proforma?

¿Qué diferencias hay entre un presupuesto y una factura proforma?

A lo largo de tu trayectoria profesional como autónomo o como gestor de una empresa has generado un presupuesto y una factura proforma, al menos una vez.

Es cierto que pueden parecer dos recursos de empresa similares. Pero, aunque en ciertos casos pueden ser intercambiables, son dos elementos complementarios que no persiguen objetivos comunes. Sobre todo, en ciertos sectores como los prestadores de servicios digitales, en los que es más habitual hacer propuestas económicas que facturas proforma.

¿Quieres profundizar más sobre estos conceptos y conocer realmente las diferencias entre un presupuesto y una factura proforma?

¡Sigue leyendo y te lo cuento!

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¿Qué es una factura proforma?

La factura proforma es una factura provisional que solicita el cliente y que sirve para dar detalle sobre los productos o servicios que más adelante vas a facturar de manera definitiva.

Es decir, es un documento que tu cliente te solicita expresamente, por lo que no es un trámite que legalmente tengas que emitir de manera obligatoria.

Un aspecto importante que debe quedar claro sobre la factura proforma es que no tiene validez fiscal ni contable, como sí la tiene una factura final. A efectos prácticos, esto significa que, por ejemplo, la Agencia Tributaria no acepta este documento como válido en caso de que tengas algún problema con tus facturas.

La factura proforma es una factura provisional que solicita el cliente y no tiene validez fiscal ni contable. Clic para tuitear

Otra característica que define a este tipo de factura es que el cliente suele solicitarla como justificante en caso de pedir subvenciones o financiación. Además, también es bastante recurrente utilizar la proforma en operaciones comerciales internacionales para asegurar el valor de la ejecución del trabajo.

Sin embargo, la emisión de una factura proforma no obliga a la ejecución del proyecto ni a la obligación de pago. Simplemente es un documento comercial entre tú y tu cliente.

¿Qué diferencias hay entre un presupuesto y una factura proforma?

Como he comentado, en muchas ocasiones la factura proforma se utiliza como sinónimo de presupuesto. Pero, para ser más exactos, son dos trámites de la empresa que se emiten al cliente en distintas etapas de la negociación.

Es decir, cuando un cliente tiene una necesidad y te solicita información para ver cómo puedes ayudarle, lo que te está pidiendo es un contenedor de información en el que le expliques qué puedes hacer para mejorar su proyecto.

En definitiva, lo que te está pidiendo es una propuesta comercial elaborada, no solo con información sobre cuánto le vas a cobrar. Tendrás que explicarle qué solución vas a adoptar para hacer crecer su negocio.

Un presupuesto y una factura proforma son dos trámites de la empresa diferentes, y se emiten al cliente en distintas etapas de una negociación. Clic para tuitear

Una vez has compartido tu presupuesto con el cliente y le ha dado el visto bueno (con Quoters puedes enviar el presupuesto online a tu cliente y él puede aprobarlo fácilmente con un click ????) es hora de hacer la factura proforma, en caso de que tu cliente te lo pida.

Podría decirse que la secuencia de presentación de estos elementos es:

  • 1º Presupuesto
  • 2º Factura proforma
  • 3º Ejecución del proyecto/venta de los productos
  • 4º Factura

Principales diferencias

¿Es cierto que las diferencias entre uno y otro trámite son pequeñas? Correcto. Pero no por ello es menos importante establecer las diferencias entre uno y otro.

Por tanto, podríamos decir que:

  • En la factura proforma es obligatorio dejar bien claro y visible que es una factura proforma. Además, tendrá que mantener el mismo formato y diseño que la futura factura definitiva.
  • Por tanto, el diseño de una factura proforma es mucho más cerrado y protocolario que el de un presupuesto. Porque, el diseño de una propuesta es mucho más flexible, estando orientada a la captación del cliente para cerrar la posterior venta.
  • Cuando un cliente te solicita que le envíes una proforma te está pidiendo específicamente que le digas cuánto le vas a cobrar por tus productos/servicios y cómo puede pagarte. En cambio, un presupuesto no tiene por qué contener datos económicos, aunque sí que se recomienda que especifiques las líneas de tarifas.
  • No olvidemos que un presupuesto es un documento de venta y una factura proforma no. En el primer caso, tu objetivo es convencer al cliente de que eres la empresa que va a solucionar sus problemas; en la proforma, la relación con el cliente está más avanzada.

¿Qué datos debe contener una factura proforma?

Las facturas proforma deben contener una serie de datos que siempre tienen que estar presentes, al igual que en una factura ordinaria.

La principal diferencia entre ambas facturas es que:

  1. Debe quedar claro que se trata de una proforma.
  2. La factura proforma no puede estar numerada con la misma serie que una ordinaria.

Así que, para que quede más claro, estos son los datos que tienes que indicar en una proforma:

  • Dejar bien claro que es una Factura Proforma
  • Como no es una factura ordinaria, no puede ir numerada como tal. En caso de que la quieras numerar, tiene que pertenecer a una serie distinta
  • Fecha de emisión
  • Datos del cliente: nombre comercial, razón social, NIF, datos de contacto, dirección…
  • Tus datos: nombre comercial, domicilio, identificación fiscal, número de IVA intracomunitario…
  • Descripción de los productos/servicios, en el que tienes que incluir el precio unitario, el precio total y la divisa.

Ejemplo de factura proforma

¿Cuándo hacer un presupuesto y cuándo una factura proforma?

Ha quedado claro que, aunque un presupuesto y una factura proforma pueden usarse de manera similar, no son lo mismo. Simplemente porque son dos documentos que no persiguen el mismo objetivo.

La propuesta presupuestaria se realiza al principio de la relación comercial con el cliente. ¿El objetivo? Convencer con argumentos de que eres la mejor solución para tu cliente.

Sin embargo, la factura proforma se utiliza cuando la relación con tu cliente está en un estado más avanzado. ¿El objetivo? Ofrecer información detallada sobre, únicamente, los productos/servicios y su precio.

¿Sigues creyendo que un presupuesto y una factura proforma son lo mismo? ¡Cuéntanos!

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