Diferencias entre presupuesto y solicitud de propuesta

¿Qué diferencias hay entre una solicitud de propuesta y un presupuesto?


Seguramente, en muchas ocasiones hayas oído hablar de RFP, por sus siglas en inglés Request for Proposal, y no de solicitud de propuesta. No te preocupes, ambos términos son lo mismo.

Aclarado esto, vamos a lo que nos ocupa… ¿Es lo mismo un RFP que un presupuesto?

Definitivamente no.

La principal diferencia entre uno y otro es que un presupuesto es un documento de venta y principal carta de presentación de un profesional ante un posible cliente. En cambio, una solicitud de propuesta es un tipo de licitación con la que una empresa u organización (normalmente de gran tamaño) anuncia que hay fondos para la realización de un proyecto, y las empresas que lo deseen pueden presentar oferta para la realización de dicho trabajo.

Veamos qué caracteriza a uno y otro.

Solicitud de propuesta vs. presupuesto

Como he comentado, el aspecto más significativo de una solicitud de propuesta es que la iniciativa parte de una empresa que quiere ejecutar un proyecto y busca a otras empresas o proveedores para la realización del trabajo. Y las hay de dos tipos:

  • Públicas, donde la empresa que realiza el RFP anuncia públicamente la propuesta y cualquier empresa o proveedor puede apuntarse.
  • Privadas, donde se seleccionan las empresas que van a participar en el RFP.

Si lo comparamos con un presupuesto, un RFP es un proceso mucho más cerrado, estático y protocolario, ya que el presupuesto tiene un componente más proactivo.

Para resumir el concepto, se puede decir que una solicitud de propuesta es una invitación para hacer negocios: la empresa publica un RFP porque no sabe cómo solucionar un problema y busca a otras empresa para realizar el trabajo. A diferencia de un RFQ, por sus siglas en inglés Request for Quote, la elección de un proveedor no se basará tanto en el precio sino en la reputación, servicio, calidad y manera de trabajar de dicha empresa.

Un RFP es un proceso mucho más cerrado, estático y protocolario que un presupuesto. Click Para Twittear

Otro aspecto diferenciador reside en que el RFP es el método más utilizado por organizaciones gubernamentales y empresas de gran tamaño, y una manera estandarizada de hacer negocios ya que:

  1. Favorece la clasificación y comparación entre proveedores o prestadores de servicio.
  2. Es un modelo sostenible y repetible para hacer negocios.

Estructura de los RFPs

Todos los RFPs tienen una punto en común: la empresa que lo publica espera que todos los candidatos sigan estrictamente las instrucciones en tiempo y forma. Ten en cuenta que de esta manera los encargados de evaluar las candidaturas podrán compararlas fácilmente.

Si bien es cierto que las solicitudes pueden tener diferentes estructuras, todas siguen un patrón establecido que contiene:

  • Una descripción del background de la empresa y el problema o proyecto en el que se va a trabajar.
  • Instrucciones detalladas de las reglas que los candidatos deben seguir, además de cualquier cuestión legal ante un posible contrato.
  • Documentación e información sobre el tipo de trabajo o proyecto que se va a realizar.
  • Objetivos que se esperan cumplir.
  • Un listado bien definido de los requisitos técnicos o de cualquier tipo que la empresa necesita para que el candidato realice el trabajo.
  • Especificaciones sobre presupuesto con el que cuenta la empresa.
  • Plazos que el candidato tiene para realizar el trabajo.
  • Todos los criterios de selección de la empresa.
  • Formato en el que los candidatos deben presentar su candidatura.

Para aclara un poco más los puntos clave de una solicitud de propuesta, te dejo este vídeo.

¿Por qué las empresas solicitan propuestas?

Muchas entidades, por norma, solamente utilizan está técnica para realizar proyectos. Con esta táctica consiguen crear una base de datos en la que comparar distintos proveedores y sus modos de trabajar.

Otras empresas publican RFPs para validar una solución cuando ya han elegido a un proveedor; incluso también se utiliza con el objetivo de presionar a proveedores actuales para que bajen el precio de sus servicios.

Y tú, ¿has realizado alguna vez una solicitud de propuesta o normalmente trabajas con presupuestos?

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