¿Conoces las diferencias entre presupuesto, albarán y factura? ¡Son los documentos de la empresa más básicos!

¿Conoces las diferencias entre presupuesto, albarán y factura? ¡Son los documentos de la empresa más básicos!

Si has puesto en marcha un negocio hace poco tiempo o tienes pensado emprender, existen un montón de aspectos burocráticos a tener en cuenta.

Papeleo, trámites, libros contables, registros… Seguro que ya te has enfrentado a ello.

Además de hacer frente a estas gestiones, también hay una serie de cuestiones internas que afectan al manejo del negocio.

En concreto, hablo de saber de qué manera gestionar y generar ciertos documentos de la empresa, como son los presupuestos, albaranes y facturas.

¡Veamos las diferencias!

Presupuesto

Un presupuesto es un documento clave para cualquier empresa o autónomo, que se vuelve especialmente importante para los prestadores de servicios.

En términos generales, en una propuesta económica se describe la cantidad de dinero que una empresa va a cobrar a un cliente por la venta de un bien o la ejecución de un servicio.

Aunque te adelanto que el concepto es mucho más amplio que esta descripción técnica.

Porque, además, el presupuesto funciona como un documento de venta, siendo probablemente el primer contacto que establezcas con un posible cliente. Digamos que es una puerta de entrada a conseguir un contrato y, por qué no, a establecer una relación a largo plazo con el prospecto.

¿Para qué sirve un presupuesto?

Entre todos los documentos de la empresa existentes, el presupuesto tiene un peso esencial.

Conviene dejar claro que hacer presupuestos no es legalmente obligatorio, como sí lo son, por ejemplo, las facturas. Pero de eso ya hablaremos más adelante.

Como dije, no solo sirve para informar a tu cliente de cuánto cuesta el trabajo que vas a realizar, sino que además, tiene un papel fundamental a la hora de conseguir y fidelizar clientes y, por tanto, de generar más ventas.

Cuando elaboras una propuesta comercial demuestras el expertise de tu empresa, tu forma de entender y desarrollar proyectos que, al fin y al cabo, serán los puntos esenciales en los que tu cliente se fijará para decidir si te contrata o no.

Cuando elaboras un presupuesto demuestras el expertise de tu empresa, y tu forma de entender y desarrollar proyectos que, al fin y al cabo, serán los puntos esenciales en los que tu cliente se fijará para decidir si te contrata o no. Clic para tuitear

Elementos que debe tener un presupuesto

Cada negocio elabora sus ofertas de una manera diferente: unas dan más importancia a elementos visuales y estéticos, mientras que otras prefieren centrarse en aspectos esencialmente económicos.

Sea cual sea tu caso, sí que hay ciertos elementos que, desde nuestro punto de vista, deberían ser transversales a cualquier tipo de presupuesto. A saber:

  1. Una estética cuidada y profesional, independientemente de tu negocio. Puedes ayudarte de nuestras plantillas para presupuestos molones ????.
  2. Prestar una atención especial a la redacción de la propuesta.
  3. Utilizar un lenguaje persuasivo para convencer con argumentos.
  4. Hacer presupuestos sublimes que tus clientes recuerden, para cerrar antes la venta.

Te hemos enlazado todos ellos a algún post de nuestro blog, para que puedas echarles un vistazo con calma 🙂

Albarán

El albarán es un documento mercantil que emite el vendedor y sirve para justificar una entrega. Es más propio de los negocios dedicados a la venta de productos, aunque no están obligados a generarlos, por lo que en ocasiones se entrega directamente la factura.

¿Para qué sirve un albarán?

Cuando un vendedor envía un pedido a su cliente, le adjunta al cliente el albarán y una copia para que lo firme. Así queda constancia de que ha recibido dicha mercancía y de que lo que ha recibido era lo que había solicitado.

El comprador será quien se quede con el original y la copia firmada irá para el vendedor. De esta manera, podrá proceder a la emisión de la factura correspondiente.

En caso de que un tercero lleve a cabo el reparto del pedido, el albarán es una garantía de que el producto se ha entregado con éxito.

Elementos que debe tener un albarán

Entre los datos que debe contener un albarán se encuentran:

  • Número de albarán
  • Lugar y fecha de emisión
  • Datos identificativos de vendedor y cliente: nombre y apellidos o razón social, domicilio fiscal, NIF del comprador identificación fiscal
  • Cantidad y descripción de los productos que se van a entregar
  • Espacio para la firma del cliente

Teniendo en cuenta el tipo de datos que contiene, existen dos tipos de albarán:

  1. Albarán sin valorar: este documento solo contiene datos relativos a la cantidad de productos y su descripción, sin aportar información relativa al precio ni a los impuestos o descuentos.
  2. Albarán valorado: además de la cantidad de productos y su descripción, se especifica el precio de cada uno de ellos, descuentos si los hubiese, impuestos y precio final.

Factura

La factura es uno de los documentos de la empresa más importantes. De hecho, como sabrás, toda empresa o autónomo con actividad comercial está obligado a emitirla.

¿Por qué?

Simplemente porque este documento es la prueba física que registra la operación comercial entre la empresa y su cliente.

Una factura es la prueba física que registra la operación comercial entre la empresa y su cliente. Clic para tuitear

¿Para qué sirve una factura?

La factura tiene diferentes funcionalidades dentro de un negocio, entre las que se encuentran:

  • Justificar fiscalmente ante Hacienda los ingresos de la empresa.
  • Reclamar cobros a clientes en caso de problemas.
  • Para el cliente, es necesaria su presentación en caso de reclamaciones o devoluciones.
  • Y, en general, sirve como un justificante si surgen conflictos entre el cliente y la empresa.

Elementos que debe tener una factura

Para emitir legalmente una factura, se necesita incluir esta serie de datos que, en líneas generales son:

  • Número de factura correlativo
  • Fecha de emisión
  • Fecha en la que se realiza la operación, en caso de que no sea la de emisión
  • Datos de la empresa: nombre y apellidos o razón social, domicilio fiscal, NIF del empresario o identificación fiscal
  • Datos del cliente: nombre y apellidos o razón social, domicilio fiscal, NIF del comprador identificación fiscal
  • Descripción de los productos o servicios que se han realizado
  • El precio por unidad de cada uno de los bienes o servicios
  • Impuestos: IVA e IRPF
  • La cuota tributaria
  • El precio total

En caso de que la factura esté exenta de IVA debe indicarse haciendo referencia a la ley de dicho impuesto y al artículo por el que queda exento.

Tipos de facturas

A grandes rasgos, existen seis tipos de facturas:

  1. Ordinaria: es la más conocida y la que hemos descrito en el apartado anterior.
  2. Simplificada: no se incluyen los datos del cliente, además de que no es necesario desglosar el IVA e incluirse en el precio total. Un ejemplo de factura simplificada puede ser el ticket de compra de una tienda.
  3. Rectificativa: su función consiste en corregir errores de facturas anteriores.
  4. Ecapitulativa: en un mismo documento tendrás agrupadas facturas enviadas a un cliente en un período concreto.
  5. Proforma: documento provisional que solicita el cliente y que sirve para dar detalle sobre los productos o servicios que más adelante vas a facturar de manera definitiva.

Artículo relacionado: ¿Qué diferencias hay entre un presupuesto y una factura proforma?

¿Conoces más diferencias entre estos tres documentos de la empresa? ¡No te olvides de dejarnos un comentario!

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